【導入事例】「本当に助かっています」アナログ管理からの脱却。MMSが実現した業務効率化と医療安全への意識改革

伊賀市立上野総合市民病院　臨床工学技士　友村直人様

今回は、医療機器管理システム「MMS」を導入いただいた三重県の 伊賀市立上野総合市民病院・臨床工学技士の友村直人様にお話を伺いました。紙とマグネットによるアナログ管理が主流だった現場が、システム導入によってどのように変わったのか、そのリアルな声をお届けします。

「管理しているとは言えない状態でした」紙とマグネットでの管理に限界

――本日はよろしくお願いいたします。早速ですが、MMSを導入される前は、どのような課題をお持ちだったのでしょうか？

当院ではもともと、医療機器の貸出管理をすべて紙とマグネットで行っていました。夜間に看護師が機器を持っていく際は、紙に病棟名と持ち出しする人の名前を書いてもらい、病棟ごとに色分けしたマグネットをホワイトボードに貼り付けていく、といった運用を行っていました。

――アナログな方法で管理されていたのですね。

はい。なので、ホワイトボードが倒れたりすることもあって（笑）。誰かが貸出先を間違えたりしたら、もう何がどこにあるか分かりません。いつ貸して、何日間貸し出しているのかという記録も曖昧で、機器の所在不明や紛失もありました。

修理が完了した際の報告書などの管理もできていなかったですね。この修理にいくらかかったのか、どのような修理をしたのか、そういったこともあまり把握できていないのが現状でした。口では「医療機器管理をやっている」と言いながらも、正直なところ実態は管理と呼ぶには程遠い状態だったのが一番の課題でした。

――その状況を改善するために、システムの導入を検討され始めたのですね。

ええ。このままではまずいと、1年ほど前から機器管理システムの導入を考えていました。ただ、やはりどのシステムも高額で、なかなか導入のハードルが高かったのが実情です。

「正直、信じられなかった」無料システムへの期待と不安

――様々なシステムがある中で、MMSに興味を持っていただいたきっかけは何だったのでしょうか？

やはり一番は「無料」という点です。最初は信じられなかったです。「なんで無料なんだろう？」と、正直なところ少し怪しさも感じました（笑）。この業界のシステムは高額なのが当たり前ですから。
これまでアナログだった私たちからすれば、少しでもデジタル化ができるだけで大きな進歩でしたから、まずは話だけでも聞いてみようかと。

――実際にMMSの説明を聞いてみて、印象はいかがでしたか？

シンプルで使いやすそうだなと思いましたね。私たちはそこまでハイスペックなシステムは求めてなかったので、ちょうど良いシステムだなと。あと、とても丁寧でこちらの質問一つひとつに真摯に答えていただけたのが好印象でした。当院のSE（システムエンジニア）にも同席してもらったのですが、セキュリティ面の説明も聞けて「これなら心配ないだろう」という後押しも得られました。最終的には、担当者の方の対応が一番の決め手になりましたね。

導入効果は「1日1時間の業務削減」。現場にもたらされた変化

――導入後の効果についてお伺いしたいのですが、以前の課題はどれくらい解消されましたか？

ほとんど解消されたと言って良いと思います。我々が管理している機器については台数の把握や点検などはやっていました。でも、他科で管理していたり購入された機器については、何が何台あってどのように管理・点検しているのか、そもそも本当に点検されているのか、といったことがほとんど把握できていませんでした。

今回、MMSの導入をきっかけに全ての医療機器を登録しました。全ての医療機器を一元管理できたのは大きいですね。いつ、どこに貸し出して、いつ返ってきたかが全て可視化されましたし、機器台帳から点検・修理履歴が紐づいて追跡できるのはとても役立っています。そういった履歴がしっかりと残せるので、医療安全にも役立っていると思います。ペーパーレス化が実現し、情報が一元管理できるようになったのは非常に大きな変化です。院内のどこのパソコンからでもMMSにアクセスできるのも便利ですね。

――具体的に業務時間などに変化はありましたか？

貸出管理について、今までは紙に書いたものをマグネットとホワイトボードで運用して、Excelに転記して残したり二度手間、三度間だった作業がタブレット一つで完結するようになりました。
点検の記録時にもスマホで機器の写真を撮ったりメモも残すことができるので、口頭での確認や申し送りの手間も格段に減りました。スタッフからも「すごく効率的で便利になった」という声を良く聞きます。
感覚ですが、1日あたり1時間くらいは機器管理の業務時間を短縮できていると思います。

驚くほどスムーズだった看護師への浸透

――臨床工学技士の皆さんだけでなく、看護師の方々の利用もスムーズでしたか？新しいシステムの導入には、現場の抵抗がつきものかと思いますが…。

それが、驚くほどスムーズだったんです。もっと「難しい」「わからない」という声が上がるかと覚悟して、誰でもわかるような詳細なマニュアルも作ったんですが、ほとんど誰も見ていません（笑）。
もちろん使い始めに看護師さんたちにはレクチャーはしましたが、それでも皆さん一回教えただけで問題なく使えてますよ。
今はもうQRコードが日常に浸透しているので、皆さん当たり前のようにタブレットで「ピッ」とやってくれます。やってみたら紙に書くよりずっと楽だね、という声も聞かれました。ここは本当に意外でしたし、嬉しかった点ですね。

今後の展望と、導入を検討する施設へのメッセージ

――今後、MMSをどのように活用していきたいですか？

今はまだ導入して間もないですが、今後は院内の他部署も巻き込んで利用を拡大していきたいです。点検・修理の履歴管理もしっかりとできるので医療安全にも役立つと思いますし、蓄積されたデータを元に機器の稼働率を分析したり、購入計画の根拠として提示したりと病院経営の改善にも貢献していきたいと考えています。

――最後に、同じように機器管理に悩みを抱えている施設へメッセージをお願いします。

院内からは「タダより怖いものはない」と散々言われましたが（笑）、初期投資は周辺機器だけですし、既存のパソコンでもすぐに運用ができます。
これだけの機能が無料で使えるのは本当にありがたいです。トラブルや質問への対応も迅速で、有料システムと比べても遜色ないと思います。
私たちのように、Excelや紙運用などアナログ管理に限界を感じている施設、予算の制約で高額なシステムの導入が難しい施設には、ぜひお勧めしたいですね。当院は車いすなどの備品も管理しています。そういったものの管理もできるので、技士がいない施設にもお勧めできますね。
MMSは今後もさらに機能が強化されると聞いてますので、期待しています。

伊賀市立上野総合市民病院

所在地: 〒518-0823 三重県伊賀市四十九町831番地
病床数: 281床
診療科目: 内科、循環器内科、腫瘍内科、外科、肛門外科、整形外科、脳神経外科、小児科、皮膚科、泌尿器科、婦人科、眼科、耳鼻いんこう科、リハビリテーション科、放射線科、救急科
URL: https://www.cgh-iga.jp/

インタビュー日：2025年9月3日